Finalisasi Dokumen pada Word 2007

Apa yang dilakukan setelah selesai menulis dokumen pada Word 2007 ? Tentunya memeriksa kembali isi dokumen tersebut untuk mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan yang mungkin saja terjadi, misalnya saja ada salah ketik, salah format, dlsb. Sayangnya, saat memeriksa ulang dokumen tersebut, “kecelakaan” bisa saja terjadi, misalnya tanpa sengaja menekan tombol Enter hingga paragraf bergeser, atau malah tombol Del yang tertekan hingga ada kata yang terhapus, dan proses pemeriksaan dokumen jadinya malah sia-sia karena bukannya menghilangkan kesalahan tapi malah menambah kesalahan.

Solusinya ? banyak, diantaranya adalah memproteksi dokumen dengan perintah Protect Document, atau menambahkan password pada saat menyimpan dokumen tersebut. Namun cara seperti itu rasanya kurang efektif karena langkahnya cukup panjang.

Solusi cepatnya adalah kita bisa menggunakan fitur finalisasi dokumen pada Word 2007. Dengan menggunakan fitur finalisasi ini, dokumen akan berada dalam status Read Only dimana kita tidak dapat merubah isi dokumen dan hanya dapat membacanya saja. Jika diinginkan perubahan, dengan mudah fitur finalisasi ini kita non-aktifkan dulu dan setelah perubahan dilakukan, fitur diaktifkan kembali, dengan demikian kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja bisa kita hindari.

Cara menggunakan perintah finalisasi dokumen tersebut sangat mudah. Cobalah untuk membuka sebuah dokumen pada Word 2007, lalu klik Office Button yang ada di sudut kiri atas bidang aplikasi Word 2007. Pada menu yang terbuka, geser pointer mouse ke bagian Prepare dan klik Mark as Final.

Word akan menampilkan kotak dialog informasi yang menyatakan bahwa dokumen akan di-finalisasi dan disimpan. Klik tombol OK untuk menyetujui.

Dan hasilnya adalah dokumen kita akan berada dalam status Read Only. Hal ini terlihat jelas pada bagian ribbon yang berubah menjadi ke-abu-abuan, menandakan bahwa semua tombol perintah pada ribbon tersebut tidak dapat digunakan.

Untuk menon-aktifkan finalisasi tersebut, cukup klik kembali pilihan Mark as Final lalu lakukan perubahan yang diinginkan pada dokumen. Setelah selesai, aktifkan kembali finalisasi-nya agar dokumen kembali berada pada status Read-Only.

Dengan menggunakan fitur ini, setidaknya kita sudah bisa meminimalisir kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja saat kita memeriksa sebuah dokumen yang sudah jadi.

Mudah-mudahan ada gunanya.